GO of NO-GO: hoe neemt u efficiënt de beslissing om aan een RFP mee te doen?

Salesmensen worden meestal erg enthousiast als zij een uitnodiging krijgen om aan een RFP mee te doen. Maar zeker als u niet betrokken was bij het voortraject, is het verstandig om eerst even goed na te denken. 🤔

Een belangrijke stap is begrijpen hoe goed u als organisatie gepositioneerd bent om deze RFP daadwerkelijk te winnen. Waarom zou u al die kostbare tijd investeren als u zelf niet gelooft dat u een reële kans maakt om te winnen?

⚠️Een cruciale stap vroeg in het proces is het identificeren van zogenaamde "red flags". Dit zijn typische signalen die u vertellen dat u beter niet doorgaat, en er eigenlijk niet eens moeite in zou moeten steken.

📑Traditioneel zou u het volledige document zorgvuldig moeten doorlezen om deze zogenaamde “red flags” te identificeren. Alleen dat al kan gemakkelijk een halve dag (of meer) kosten om alle mogelijke “red flags” te vinden. Pas dan kunt u een onderbouwde beslissing nemen of “het een GO is” of “het een NO-GO is”. Wij vinden dat uw kostbare tijd beter besteed is als u een slimme tool gebruikt die dat voorlezen voor u doet. 👍 Gelukkig kan dit vandaag worden afgehandeld door een slim tender response platform, wat u aanzienlijk veel tijd bespaart.

Hier zijn enkele van de meer voorkomende “red flags” die kunnen wijzen op mogelijke problemen met het project of het inkoopproces:

1. Onduidelijke of vage specificaties: als de specificaties van het project onduidelijk of te ruim geformuleerd zijn, kan dat leiden tot een project dat niet aan uw verwachtingen voldoet en tot onverwachte kosten of vertragingen.
2. Sterke focus op lage prijzen: als de projectbeoordeling zwaar op prijs is gericht, kan dat erop wijzen dat dit een project is dat u eigenlijk niet wilt winnen (of dat een typische prijsvechter meer kans maakt om te winnen).
3. Weinig bereidheid om verduidelijkingen of antwoorden te geven: dit is meestal een sterk signaal dat een andere partij (waarschijnlijk iemand die het tender-preproces heeft beïnvloed) aan het stuur zit.
4. Ongebruikelijke betalingsvoorwaarden: als de in de tender genoemde betalingsvoorwaarden ongebruikelijk of onredelijk zijn, kan dat erop wijzen dat de organisatie zich niet echt wil committeren aan betaling voor het werk dat wordt geleverd, of dat zij onredelijke voorwaarden wil opleggen aan de winnende inschrijver (weet u zeker dat u deze business wilt?).
5. Buitensporige of onredelijke boetes: als de in de tender opgenomen boetes buitensporig of onredelijk zijn, kan dat duiden op een hoog-risico omgeving voor het project en op een gebrek aan bereidheid om op een constructieve manier samen te werken met de winnende inschrijver.

Soms is het beter om weg te lopen, voordat u tijd en geld steekt in een traject dat u simpelweg niet kunt winnen. Welke mechanismen hebt u om GO versus NO-GO te beoordelen?